【今さら聞けない】ZOOMでミーティングを主催する方法

ビデオ会議システム ＝ ZOOM　と認識されているぐらいコロナ過でオンライン化が急速に進み、この1年間で立派な市民権を得たZOOM。

今やオンラインセミナー、オンラインスクール、ZOOM飲み会等で当たり前にZOOMが使用されるようになったけど、一回目の緊急事態宣言前は一般の人には、ほぼ知られていなかった存在。

そんな認知度爆上がりでオンライン化の立役者のZOOMだけど、

ってミーティングの主催（ホスト）をお願いされたら、まだ慌てる人が多いのでは？
（多分、初回時は軽くパニックになる）

• ミーティングのスケジュール設定方法
• 待機室の仕組み
• ブレークアウトルーム
• 画面の共有方法
• 記念撮影する（おまけ）

参加するのはいいけど、ミーティングを主催するとなると上記のようにいくつか覚えなきゃいけないことがあるんです。ZOOMは直感的なシンプルな操作が売りなのだけど、ミーティング時には慌てないように事前に準備しておきたいですよね。今回のブログでは、それを紹介していきます。

ZOOMでミーティングを主催する時には何が必要？

ZOOMでミーティング主催者とやるべきことは、以下の通りです。
※今回は、すでにZOOMアカウント取得＆ZOOMアプリはインストール済みという前提で進めます。

1. ZOOMの契約プランの確認
2. ミーティングのスケジュール開催
3. 参加者を招待する
4. ミーティングを開始する
5. ミーティングを進める
   -ブレークアウトルーム
   -画面の共有
   -記念撮影する

それでは1つずつ見ていきましょう。

ZOOMの契約プランの確認

まずはZOOMで契約しているプランの事前確認。
無料版のZoomは3人以上で会話をする場合、40分の時間制限があるので、接続から40分が経過すると切れるようになっています。

なので、ミーティング開催する人数が三人以上であれば、ZOOMのプロ以上のアカウント契約が必要となります。契約自体は、ZOOM公式サイトまたは自身のZOOMアカウントからもアップグレード契約可能です。年額契約すると20%ほど割引きになるので、定期的に3名以上でミーティングする予定があるという方は、年額払いがお得です。

※参考: ZOOM社　　

ミーティングのスケジュール開催方法

ZOOMアプリとZOOMの公式サイトの2つの場所からミーティング設定可能です。

ZOOMアプリで開催方法

ZOOMアプリを起動し、スケジュールをクリック。

– トピック　→ミーティング名
– 日時　　　→ミーティングの時間帯
※タイムゾーンが日本となっていること確認
※実際のミーティング時間が延長しても問題ありません

– ミーティングID　→自動的に生成でOK

– パスコード → 初期状態でOKですが、必ず入力
– 待機室 → ミーティングルームに参加前にホストが入室を承認するかどうかの設定
※待機室についてはわかりにくい為、説明は後述します。

– 認証されているユーザーのみが参加できます → 事前に設定した招待者のみが参加可能（あまり使用しません）
※有料アカウントでのみ表示されます

– ビデオ → 参加時にビデオ機能がOn/Offの設定
– オーディオ →コンピューターオーディオを選択
※日本はWi-Fi環境がいいので、通常は電話での接続する状況はないです。
※アカウントの種類によってはこの項目は表示されません

– カレンダー → ミーティングのスケジュールを各種カレンダーへ追加するかの設定

全ての設定が終えた後に、保存を押すとミーティングのスケジュール設定が完了です。

ZOOM公式サイトからの設定方法

ZOOM公式サイトにアクセスし、画面右上からサインイン。

上部の「ミーティングをスケジュールする」をクリックすると、
アプリ版と同様のミーティング設定画面がでてくるので、
上記アプリ版で説明した通りに設定でOKです。

参加者を招待する

ZOOMアプリ版の招待方法

ミーティングをクリック→招待のコピーをクリックすると、

以下のようなミーティング情報がコピーされる為、これを招待したい参加者へ
メールやチャットで共有すれば完了です。

ZOOM公式サイトからの招待方法

ZOOM公式サイトにアクセス　→自身のアカウントでログイン　→ 画面左側のミーティングをクリックすると
先ほど設定したミーティング情報があるので、それをクリック

ミーティング情報が表示されるので、赤枠部分の「招待状のコピー」をクリックすると、
アプリ版同様の招待状がコピーされる為、それを招待したい参加者へ送付するでOKです。

ミーティングを開始する

ホストであれば、ミーティング開始5分前にはミーティング自体を開始して、参加者を受け入れてください。

ZOOMアプリ版の開始方法

上部のミーティングをクリックし、スケジュール設定したミーティングを選択された状態で、「開始」をクリック。
これでミーティングが開始されてきます。

ZOOM公式サイトからの開始方法

ZOOM公式サイトにアクセス　→ミーティング　→スケジュールしたミーティングの「開始」ボタンをクリック、っでミーティングが開始されます。

ミーティングのスケジュール設定時に、待機室を設定していた場合は参加者がミーティングルームに入る承認作業が必要となります。

待機室とは？

最初聞いた時は、？？？だと思うので待機室について解説します。

招待していない人がミーティングにいたら、怖いですよね？！
待機室は、ミーティングルームに招待していない人が入ってくるのを防ぐ役割のものです。

①参加者がミーティングルームにアクセスすると、一旦待機室に入ります。

【参加者側の表示】

【ホスト側の表示】

待機室に参加者が待機されていることがZOOMの画面で通知されます。

②ホストが「許可する」ボタンを押して入室を許可すると、、、

③無事に参加者はミーティングルームへ入れます。

待機室に入った人に一括で許可を出す方法

参加者が多い場合、一人一人許可を出すのは大変です。

参加者の顔ぶれを確認して、一括で許可を出すには、まず参加者のアイコンをクリックします。
クリックすると、参加者一覧が表示され、待機室に入っている人の名前が表示されます。
待機室複数にいる場合には、一覧の上に「全員を許可する」のボタンが表示されるので、それをクリック。

ミーティングを進める

ここでは、ミーティング主催者がよく使う機能を紹介します。

ブレークアウトルーム

ブレイクアウトルームとは、開催しているZoomミーティングにおいて、参加者を少人数のグループに分けてミーティングを行える機能です。

例えば、Zoomミーティングのホストが「これから14時30分までチームに分かれてアイデアを出し合ってください」といった指示を出した場合、Zoomミーティングの参加者を任意の人数・割り当てでグルーピングし、それぞれのルームでディスカッションできるようになります。

ブレイクアウトルームは、個別でディスカッションしたい際やグループワークなどに活用でき、最大50個までグループを作ることができます

【2分で動画解説】ブレークアウトルームの設定方法

操作方法は動画を視聴ください。

画面を共有する

ミーティングの主催者が一番使う機能です。操作がシンプルなので、事前に一人でミーティングを設定して予行演習を一度でも行えば、本番はスムーズに操作できるようになります。

【2分30秒で動画解説】画面共有の設定方法

操作方法は動画を視聴ください。

録画（レコーディング）する

録画については、以下ブログで詳しく解説しています。

記念撮影する（おまけ）

まぁ、ビジネスでは使うことはないんだけど、、、お茶会とかではよくあるので記念撮影の撮り方について解説します。キーボードのキー操作で行いますが、覚えるまで少し躊躇するかも知れません。。。

Windowsの場合
①ペイントソフトを開く
②キーボードの「PrtScn」キーを押す
③ペイントソフトへCTRL＋Vでペーストすれば画面をキャプチャできます

Macの場合
①「Command」キーと「Shift」キーと「４」キーを同時に押す
②マウスのカーソルが十字に変わるので、その状態で範囲を選択するとキャプチャできます
③キャプチャされた画像はデスクトップに保存 （デフォルト設定）

スマホで撮る場合
一瞬でキーボード操作できねぇよ、って方はスマホでそのままパソコンの画面を撮ってください。意外とキレイに写りますよ。

まとめ

ミーティングのホストってやること多そうに見えて不安になるけど、やることの中身を知ってしまえばどうってことない、、って少しでも思っていただけたら幸いです。

このブログで述べたように、少しだけ知識を入れて練習しておけば、明日ミーティングの主催を依頼されても大丈夫です！