アンケート、イベント申し込みフォーム、出欠確認フォームとかって日常でも使う機会って多いですよね？
そういった時に真っ先に思いつくのがGoogle フォームではないでしょうか。Google フォームは無料で使え、誰でも手軽にフォームを作成できます。しかも、集計も簡単、アドオンを使うと様々な機能拡張もできるということで無敵に近いクオリティのサービスです。
シンプルなものであれば、起動→作成→公開まで5分もかからずにできちゃいます。
しかし、初めてGoogle フォームを使う方にとっては、少し戸惑うかもしれませんね。
そんな初心者さんに向けて、本ブログではステップバイステップでわかりやすく紹介します。
なお、今回は操作に慣れてきた人向けの便利な使い方も紹介してます。
フォームになれてきたら是非使ってみてください。
- Google フォームを作成＆共有方法（初心者向け）
- Googleフォームでできることの紹介
- Googleフォームの便利な使い方（慣れてきた人向け）
Googleフォームとは？
Googleフォームとは、Googleが提供するアンケートフォーム作成サービスです。無料で利用できるサービスですが、非常に多機能で、使いやすいツールです。
フォームの回答形式は、選択式、プルダウン形式、評価スケールなど、様々な形式の質問から回答形式を選択できます。また、回答に応じて、質問をスキップできる機能も搭載されています。加えて、画像やYouTube動画を追加することも可能です。アンケートの回答は自動的に整理・集計されます。リアルタイムで回答状況を、表やグラフで確認することも可能です。
Google フォーム作成に必要なもの
Google のアカウントとインターネット環境があれば、誰でもGoogle フォームを利用することができます。無料ですぐに作成を始めることができます。
どういった時に使うの？
Google フォームは、様々な利用シーンで活用することができます。いくつか事例をご紹介します。
※画像はGoogle フォーム標準のテンプレートです。テンプレート使い方も後述します。
イベント参加申込書
お客様アンケート
評価テスト
Googleフォームのメリットとデメリット
Google フォームのメリット
無料で使える
Googleフォームは、多機能で高性能なフォーム作成サービスであるにも関わらず、すべての機能を無料で使うことができます。
簡単＆スピーディーに作れる
Googleフォームの魅力として第一に挙げられるのが「簡単かつスピーディーに作れる」点です。フォームはブラウザ上で作ることができるため、ネット環境さえ整っていればすぐに作成することができます。
フォームの公開が簡単
フォーム作成後にわずか数クリックで、簡単にフォームを公開できます。
自動集計される
Googleフォームに入力された回答は自動で集計され、しかも棒グラフや円グラフで分かりやすく可視化されます。回答結果はリアルタイムで更新されます。
どのデバイスでも利用可能
Webブラウザで作成できるので、ネット環境さえあれば、スマホ、タブレット、PC等の端末を選びません。（レスポンシブデザインが採用されてます）
Google フォームのデメリット
自動返信機能がない
回答してくれた人へメール等で自動的に返信することができません。ですが、後述するアドオン機能を使えば、自動返信機能を追加することが可能です。
デザインがシンプル
直感的に使える操作性がうりのGoogle フォームですが、見る人によっては見た目がシンプルすぎると捉えられることも。。。Google フォームで作ったことは一目で分かってしまいます。
郵便番号による住所の自動入力ができない
荷物の郵送や招待状をお送りする際など、フォームにて住所を確認したい場面は多々ありますが、Googleフォームは郵便番号による住所の自動入力に対応していません。住所入力の補助機能を有するフォームも広く認知されているため、そちらに慣れていると自動入力ができないツールからの回答依頼を煩わしく感じる方もいるかもしれません。
Googleフォームの使い方
Googleフォームを起動する
Googleのページにアクセスし、自身のGoogle アカウントでログインする。
ログイン後に画面右上の９つの点が並んだボタンをクリックすると、Googleのアプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Formをクリック。
Google フォームの新規作成する
メイン画面が表示されたら、画面右下のプラスマークをクリック
各項目の説明
①フォームのホーム: Googleフォームのホーム画面に戻る
②テーマをカスタマイズ: ヘッダー画像、テーマカラー、背景色、フォントスタイルをカスタマイズできる
③プレビュー: 実際に公開されるフォームをプレビューできる
④設定: プレゼンテーションやテストなど詳細な設定ができる
⑤フォームを送信: フォームを公開する送信ボタン
⑥その他: 共同編集者の追加、アドオンの追加などを設定できる
作成画面の説明
以下ボタンにより質問を追加したり、修正したり等の様々な操作を行うことができます。
①質問を追加: 質問項目を追加できる
②質問をインポート: 他のフォームから質問をインポートできる
③タイトルと説明を追加: 質問項目のタイトルと説明が追加できる
④画像を追加: GoogleドライブやPCの写真フォルダなどから画像を追加できる
⑤動画を追加: YouTube動画を追加できる
⑥セクションを追加: 質問項目をグループ分けできるセクションを追加できる。条件分岐（後述）にも利用可能。
質問と回答項目を追加する
①フォームのタイトル: フォームのタイトルを入力する欄
②質問項目: 質問内容を入力する欄:
③回答項目: 質問の回答を入力する欄
④回答形式: 回答項目の形式を選択できるプルダウンメニュー。記述式、ラジオボタン、チェックボックスなどの形式から選択できる
⑤コピーを作成: 作成した質問事項のコピーを作成する
⑥削除: 質問事項を削除する
⑦必須項目: 必須の回答項目にする場合はチェックする
回答形式を選択する
①記述式: 短文回答の記述式テキスト
②段落: 長文回答の記述式テキスト
③ラジオボタン: ラジオボタン形式の選択肢を作成する。回答は一つのみ選択できる
④チェックボックス: チェックボックス形式の選択肢を作成する。回答は複数選択できる
⑤プルダウン: プルダウン形式の選択肢を作成する。回答は一つのみ選択できる
⑥ファイルのアップロード: 回答者によるドライブ（フォーム作成者のGoogleドライブ）へのファイルのアップロードを許可
⑦均等目盛: 数値の目盛で「度合い」を評価できる選択肢を作成する。例：「顧客満足度は10段階で評価したらどれくらいか？」といった質問事項
⑧選択式（グリッド）: 複数のアイテムで、段階評価できる選択肢を作成する
⑨チェックボックス（グリッド）: 回答を項目ごとに複数選択できるチェックボックスグリットを作成する
⑩日付: 日付を回答できる選択肢を作成する
⑪時刻: 時刻を回答できる選択肢を作成する
デザインを設定する
質問と回答項目を追加すると、そのまま共有可能です。
しかし見た目がシンプルすぎるのでデザイン装飾したい方は【テーマをカスタマイズ】という項目よりヘッダー画像を追加したり、テーマ色、背景色、フォントスタイルを変更可能です。
作成したフォームを公開する
フォームが完成したら、公開設定を行います。メールでの公開、URLリンクによる公開、HTMLの埋め込みによる公開の他に、SNSでシェアして公開する機能が搭載されています
画面右上の送信をクリックし、公開方法を選ぶ
メールでの共有方法
メールアドレスを入力して、メールを送信することでフォームが公開されます。
「メールアドレスを収集する」にチェックを入れると、メールアドレスを入力しないと回答が送信できない設定になります。
リンクでの共有方法
リンクをコピーして相手に伝えることで公開する方法です。LINEやMessengerといったチャットツールなどでフォームを公開したり、Facebookで特定のグループに公開したい場合は、この方式でURLをコピー＆ペーストすると簡単です
HTMLでの公開方法
HTMLで公開する方法です。Webサイトやブログなどでフォームを公開したい場合は、HTMLコードをコピー＆ペーストして、エディタに貼り付ければ、自身のサイト内のコンテンツとしてフォームを公開することができます。
回答結果を確認・集計する
Googleフォームは、回答結果が自動的に集計されます。画面上部にある「回答」というタブをクリックすると回答結果が表示されます。
回答はGoogleスプレッドシートと連携して一覧表として出力すれば、データ分析を行うことも可能になります。（後述）
Google フォームの便利な使い方
Googleフォームはシンプルですが、知っていれば便利！！っという機能がたくさんついています。そちらもあわせて1つずつ紹介していきます。
Google スプレッドシートと連携する
Googleフォームは、簡単にGoogleスプレッドシートと連携できます。こちらはリアルタイムで集計結果をGoogle スプレッドシートで一覧表として表示される機能です。
「回答」タブを開くと、回答結果が表示されている欄の右上に緑色のスプレッドシートのアイコンが表示されていますので、これをクリック
別タブで、解答結果の一覧が表示されます。
テンプレートを使用する
Google フォームにはあらかじめ、10種類以上のテンプレートが標準でついています。それを利用することでさらに簡単に目的のフォームを使用することができます。
【テンプレート選択方法】
フォームのメイン画面右下にあるプラスマークにマウスポインタをあわせると、すぐに上にテンプレートを選択
テンプレート一覧が表示されるので、そこから目的にあったものをクリック。
後は、テンプレートを微調整して共有するだけです。
2秒でGoogle フォームを起動する方法
Googleが提供しているブラウザのChromeを利用すれば、たった2秒でGoogle フォームを起動することができます。
Google Chromeを起動し、検索バーに「form.new」と記載しEnter
すぐに標準のフォーム作成画面が表示され、作成することができます。
条件分岐
少し高度なテクニックですが、「はい」と答えた人は「質問②」へ、「いいえ」と答えた人は「質問③」へといった条件分岐も可能です。
例えば紙によるアンケートであれば「①を選択した方のみお答えください」といった設問を用意することがありますが、①以外を選択した方にとっては余計な設問だと感じられてしまう可能性もあります。Googleフォームの場合は、回答結果に応じて自動で次の設問に移動させることができます。
この機能を使いこなせると、アンケート回答者へ深い質問をすることができてマーケティングリサーチにも大変役立ちますよ。
条件分岐をするには、
①「ラジオボタン」「プルダウン」のどちらかの形式で質問を作成
② その後【セクションを追加】をクリック。
③新しくセクションが作成されるので、セクションのタイトルをつける。
質問①で「はい」と答えた方向けの質問②を作ります。
④セクションを追加をクリック
⑤新しくセクションが作成されるので、セクションのタイトルをつける。
質問①で「いいえ」と答えた方向けの質問③を作ります。
質問①に戻って右下にある三点リーダをクリックし、【回答に応じてセクションに移動】をクリックします。
解答：はい の右側にある【次のセクションに進む】をクリック
【セクション２（質問①で「はい」と答えた方へ）に移動】をクリック
同じ操作を解答：いいえの操作に実施する。
次のセクションをクリックし、その後【セクション２（質問①で「いいえ」と答えた方へ）に移動】をクリック
これで条件分岐の完成です。
条件分岐がうまく行くかは画面上のプレビューで、実際の動作を確認することができます。
重要：フォーム公開前に必ず正常動作を確認してから公開してくださいね。結構、思い通りに作れていない場合が多いです。
便利機能（アドオン）の追加
Google フォームは必要最低限の機能しかありませんが、アドオンというプログラムを追加すれば様々な機能を追加できます。
今回は、おすすめのアドオン２つをご紹介。
アドオンの追加方法
Googleフォームの編集画面右上、プロフィールアイコンの横にある３点リーダーのアイコンをクリックし、メニューから「アドオン」という項目を選択します。
マーケットプレイスが開くので、検索欄にインストールしたいアドオン名を入力。検索結果から、インストールしたいアドオンのサムネイル画像をクリック。
アドオンのページに移行するので、「インストール」ボタンをクリックします。Googleアカウントへのアクセスをリクエストされるので「許可」ボタンをクリックします。これで、アドオンのインストールが完了します。
アドオンの起動方法
右上のアドオンをクリックし、起動したいform notificationsをクリック。
次の画面は、それぞれのアドオンによって画面が異なりますが、以下で紹介するオススメ①Form notification→Open、オススメ②formlimitter→set limitで起動します。もしそれらのボタンが表示されない場合は、Google フォーム自体を一旦読み込み直すと改善します。
オススメ①: 自動返信メールを送信できるようになる(Form Notification)
From Notificationは自動返信メールを送信できるようになるアドオンです。Googleフォームには、回答者がフォームを送信した後に、自動返信メールを送る機能は搭載されていません。イベント参加申込受付完了、キャンペーン申込完了、注文受付完了、求人応募完了といったような自動返信メールを送信したい場合は、このアドオンをインストールしておきましょう。
設定方法
From Notificationを起動し、
①Thank you emailをオンにする
②Collect emailでBy form fieldを選択
③プルダウンメニューからGoogle フォームで作成したEmailアドレスの項目を追加。
※フォームにEmailの項目を追加していなければ選択できません。
④自動送信時にCCでコピー送信したいアドレスを追加
⑤メール件名を追加
⑥メール本文を追加
最後にSave configurationを追加で設定は完了です。
これでフォームに記入がある度に設定した内容で自動返信が送信されます
オススメ②: 申込人数や申込終了日を制限する (formlimitter)
formLimitterは、Googleフォームのみでは設定できない回答期限や、先着の回答者を優先することができる設定を行うことができます。回答期限を設定すると、期限までは回答を受け付け、期限を過ぎると回答できなくなります。先着の回答者を優先する設定は、例えば「先着50名様まで応募可能」といった対応が可能になります。
設定方法
①申込人数の制限を行う場合
Limit Typeでnumber of form responsesをクリック
when responses are greater than
→制限数は何人するか整数を入力。以下画像は５人しか申込不可の状況
Messege when submissions are closed
→申込人数に達した際に、画面に「申込人数に達した」旨のコメントを記載する欄
最後にSave and Enableをクリックし設定完了
設定が正常に反映されるかはテストするしかありません。
もしうまく動作しない場合は、Google フォームを読み込みしなおすと改善する場合があります。
設定方法
②申込終了日を設定する場合
Limit Typeでdate and timeを選択
When a due date is set on
→申込終了日を追加
Message when submissions are closed
→申込終了日を過ぎた際に表示するコメント欄
設定が終わったら、Save and enableをクリック
これで申込終了日が過ぎた場合にフォームから申し込みできないような設定が完了しました。
まとめ
今回ご紹介したようにGoogleフォームは、様々な場面で役立ちます。メールやスプレッドシートなどGoogleならではの連携機能もあるため、仕事だけでなくプライベートでも活用することができるでしょう。初めてフォームを作成する際には、非常にシンプルで使い勝手の良いサービスと言えそうですね。